О проведении конкурса «Лучший делопроизводитель структурных подразделений администрации Шумерлинского района»

В целях изучения, обобщения делопроизводственной практики, выявления и поддержки делопроизводителей, имеющих значительные достижения в области применения новых технологий в работе с документами, эффективных норм работы с обращениями граждан, стимулирования повышения их профессионализма, служебной и деловой активности п о с т а н о в л я ю: 1. Провести конкурс «Лучший делопроизводитель структурных подразделений администрации Шумерлинского района 12 апреля 2005 года 2. Утвердить состав конкурсной комиссии: Глава администрации Шумерлинского района В.А.Мурашкин УТВЕРЖДЕНО постановлением главы администрации Шумерлинского района 21.03.2005 г. № 107 Положение о конкурсе «Лучший делопроизводитель структурных подразделений администрации Шумерлинского района 1. Общие положения. 1.1. Конкурс «Лучший делопроизводитель структурных подразделений администрации Шумерлинского района» (далее – конкурс) проводится с целью изучения, обобщения делопроизводственной практики, выявления и поддержки специалистов, имеющих значительные достижения в области применения новых, эффективных форм работы с документами, обращениями граждан; стимулирования повышения их профессионализма, служебной и деловой активности. 1.2. Каждый отдел администрации должен представить не менее одного участника конкурса до 1 апреля 2005 года. 1.3. Организатором конкурса выступает администрация Шумерлинского района, которая формирует конкурсную комиссию (далее - комиссия), состав которой утверждается постановлением главы администрации Шумерлинского района. Условия конкурса. 1.4. Сведения о конкурсе и условия его проведения доводятся до администрации Шумерлинского района. 1.5. Участники конкурса до 5 апреля представляет в комиссию анкету участника (приложение № 1) 1.6. Конкурс проводится в три этапа. I этап. Проверка состояния делопроизводства в отделах администраций на основе заполнения анкеты проверки состояния делопроизводства (приложение №2). II этап. Непосредственно конкурсное мероприятие – 12 апреля 2005 г.. III этап. Подведение итогов результатов экспертизы ценностей документов, оформления научно-справочного аппарата к описям и их утверждений в ЭПМК Мининкультуры Чувашской Республики. 3. Критерии оценки. 3.1 Критерии по определению победителей конкурса устанавливаются решением комиссии по результатам 3-х этапов конкурса. 2. Подведение итогов конкурса. 2.1. Решение по итогам принимается большинством голосов членов комиссии. 2.2. При равенстве голосов принимается решающий голос принадлежит председателю комиссии. 2.3. По результатам конкурса комиссия определяет 3-х победителей. 2.4. Победители награждаются почетными грамотами главы самоуправления Шумерлинского района. 2.5. Итоги конкурса доводятся до общественности через средства массовой информации Шумерлинского района. АНКЕТА участника конкурса «Лучший делопроизводитель структурных подразделений администрации Шумерлинского района» Фамилия Имя Отчество Дата, месяц, год рождения Место работы Должность Телефон Образование Имеете ли опыт участия в районных собраниях, семинарах. Какие формы и методы делопроизводственной работы Вы приобрели? Где? Используете ли Вы их? Какую еще информацию о своей практической деятельности Вы хотели бы сообщить дополнительно Дата заполнения ——————————- Подпись————————- АНКЕТА проверки состояния делопроизводства (наименование организации) №№ пп Вопросы Ответы 1 На кого возложена ответственность за ведение делопроизводства (Ф.И.О., должность, стаж работы, наличие приказа о назначении или должностной инструкции) 2 Наличие инструкции по делопроизводству (типовой, примерный, индивидуальный) (год согласования) или других пособий по организации делопроизводства 3 Наличие и применение бланков, их хранение 4 Соблюдение основных требований ГОСТА по составлению и оформлению документов 5 Качество оформления документов по личному составу (приказы, трудовые книжки, карточки и др.) 6 Формы регистрации документов (журнальная, карточная, автоматизированная). Качество их заполнения (проставление отметок о ходе рассмотрения, контроля, исполнения документа и помещения его в дело) 7 Организация контроля за исполнением документов. Виды документов, подлежащие контролю, кто осуществляет контроль. Формы контроля (автоматизированная, журнальная, карточная), сроки рассмотрения и исполнения, снятие документов с контроля. 8 Наличие номенклатур дел, дата согласования с архивным органом 9 Внедрение номенклатуры дел (все ли дела включены в номенклатуру, соответствуют ли заголовки дел их внутреннему содержанию, заполняется ли графа «количество дел (томов)» и итоговая запись о количестве и категориях дел) 10 Формирование приказов по основной деятельности и по личному составу 11 Наличие и организация работы ЭК (приказов об образовании, положение, протоколы заседаний и др.) 12 Наличие помещения под архив, его характеристика 13 Наличие положения об архиве, дата согласования, соответствие требованиям п.5.1. Основных правил работы ведомственных архивов 14 Наличие штатного работника или ответственного за архив (Ф.И.О., должность, приказы о назначении) 15 Объемы, крайние даты упорядоченных дел постоянного хранения, хранящихся в архиве 16 Объемы, крайние даты упорядоченных дел по личному составу, в т.ч. личных дел уволенных работников, хранящихся в архиве 17 Физическое состояние архивного фонда учреждения, факты утраты дел (если есть), в каком количестве 18 Наличие в архиве учетных документов (журналы выдачи дел во временное пользование, описи, акты) 19 Порядок передачи дел из структурных подразделений в архив (по описям, актам, журналу, произвольный) 20 Порядок приема-передачи документов при смене заведующего архивом (или ответственного за архив) 21 Количество и качество выданных справок, их учет 22 Периодичность и формы обучения лиц, ответственных за делопроизводство и ведомственный архив 23 Предложения, пожелания по усовершенствованию работы с документами Главный специалист по делопроизводству и архивным делам Н.Л.Саперкина