Одним из важнейших функций муниципального архива Шумерлинского района является обеспечение сохранности и учет документов.

С целью обеспечения сохранности документов и их физического состояния проводится  работа по переплету,  подшивке  и картонированию документов.

В целях улучшения физического состояния дел проведены  санитарные дни в архивохранилище,  проверка физического состояния дел, был проведен ремонт 25 дел по личному составу колхоза «Вперед».

Закартонировано 403 единицы хранения, а именно: ОАО «Шумерлинский мясокомбинат» - 45 ед.хр., МУП «Ходарский свинокомплекс» Шумерлинского района – 55 ед.хр., «Шумерлинская районная сельхозтехника» - 224 ед.хр., отдел экономики, имущественных и земельных отношений – 79 ед.хр.

С начала 2008 года  в муниципальном архиве района  проводилась работа по уточнению списков  источников комплектования. Начата работа по паспортизации ведомственных архивов. За  I полугодие в муниципальный архив  района  приняты документы постоянного хранения, в количестве 86 ед.хр.

Для утверждения  ЭПК Минкультуры подготовлены описи: МУП «ШРУКС» за 2004-2006 годы, ООО «Прогресс», ООО «Птицефабрика».

Согласованы номенклатуры дел 3 организаций.

В I полугодии 2008 года муниципальным архивом Шумерлинского района проведена работа по усовершенствованию описей в объеме 36 ед.хр. - Колхоз «1 мая» - 24 ед.хр., Колхоз «Красный пахарь» 12 ед.хр.

На уровне дел в программу «Архивный фонд» введены следующие фонды:

- Ф.№36 «Большевик» - 170 дел.

- Ф.№133 «Сельхозхимия» - 74 дела

- Ф.№134 ОАО «Строитель» - 196 дел

Документы муниципального архива  Шумерлинского района широко использовались в подготовке радиопередач,  выставок и написания статей.

В первом полугодии  было организовано 4 выставки, подготовлены статьи для Шумерлинской общественно-политической газеты «Вперед». Подготовлено и размещено на сайте администрации Шумерлинского района и в разделе «Муниципальный архив Шумерлинского района» 15 информационных материалов.

1 июля стартовал районный конкурс «Подари архиву историю своей семьи», инициатором которого являются отдел образования, культуры и спорта администрации района и муниципальный архив Шумерлинского района.

За первое полугодие 2008 года в муниципальный архив Шумерлинского района поступило 293 запроса социально-правового характера. Из них 222 запроса исполнено с положительным результатом.