В начале третьего тысячелетия архивы являются главным звеном преемственности исторического времени, фиксирующим эволюцию общественных процессов.

Архивы сегодня как никогда привлекают исследователей, вознаграждая их стремление ко все более глубокому проникновению в былое удивительными находками.

Слово «архив» в переводе с греческого означает «дворец правителя», «присутственное место». Но мы, этим словом, обозначаем хранилище документов.

В историческом исследовании невозможно обойтись без изучения документов, поэтому задача их сохранения является очень важной.

Начиная свою жизнь в организации, учреждении или предприятии документы завершают ее в архиве, который является окончательным местом их хранения. Как в делопроизводстве спланирована система хранения документов, зависит и его архивное хранение, и трудоемкость организации архива, и полнота сохранности документов.

Подготовка исполненных документов перед сдачей документов в архив включает:

 • экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

 • оформление дел;

 • описание документов постоянного и долговременного хранения;

 • обеспечение их сохранности;

 • сдачу документов в архив.

В соответствии с Федеральным законом "О несостоятельности (банкротстве)" № 127- ФЗ от 26.10.2002 г., Федеральным законом № 40 -ФЗ "О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций" и Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, архивные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации:

1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);

2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;

3. Свидетельство о ликвидации организации;

4. Решение организации о ликвидации;

5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.

7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).

8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).

9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.

10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);

11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).

12. Акты о несчастных случаях.

13. Штатные расписания.

14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;

16. Список (Перечень) вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии.

К сожалению, попадая в муниципальный архив, документы находятся в различном, зачастую неупорядоченном состоянии, что значительно снижает их информативную ценность и возможность полноценного использования

В этом случае сотрудники архива, вынуждены начинать работу по подготовке дел для дальнейшего хранения с проведения экспертизы их ценности, заново формировать дела и разрабатывать или усовершенствовать уже имеющийся научно-справочный аппарат.
Эти факторы играют определяющую роль в стремлении государственных архивов к первоначальной правильной постановке, организации и ведении делопроизводства, а также упорядочению текущего хранения документов в организациях.