Перевод в электронный вид исторических документов и формирование баз данных на основе архивных описей – один из сложнейших видов оцифровки, требующий особого оборудования, технологий и внимательного отношения к оригиналам документов.

 В этом году в Муниципальном архиве Шумерлинского района началась работа по оцифровке архивных документов с перевода описей в электронный вид.

 В последние десятилетия особое значение придается внедрению современных информационных технологий во многие сферы жизни общества. Архивное дело не стало исключением. Сегодня архивы невозможно представить без использования компьютерной техники и специализированного программного обеспечения. В настоящее время в России возрастает количество информационных ресурсов, создаваемых путем оцифровки документов на традиционных носителях. Одним из перспективных направлений деятельности архивных учреждений с точки зрения новых технологий является оцифровка документов архивного фонда для создания их электронных копий. Под оцифровкой документов понимают процесс перевода документов из традиционной (бумажной) формы в электронный (цифровой) вид с помощью специальных технических средств. Вместо термина «оцифровка» иногда употребляют схожее понятие — сканирование.

 Опись дел, документов - перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации. Описи подробно раскрывают состав и содержание документов, закрепляют систематизацию и обеспечивают их учет. Роль и значение описи дел, документов определяется тем, что опись является базовым архивным справочником, поскольку именно описи архивного фонда позволяют раскрыть структуру фонда, выявить функции фондообразователя и их изменения на всем протяжении его жизнедеятельности, передают основное содержание фонда на уровне единиц хранения/единиц учета.

 Составление описей дел, документов в электронной форме и перевод бумажных описей в цифровой формат имеет своей целью целенаправленное формирование справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к документам архивных фондов в электронной форме с обеспечением возможности свободного доступа пользователей к ним через сеть Интернет. Структура записи и наименование файлов в формате PDF включает электронные образы листов описи, оформленной как один многостраничный файл на опись.

 При этом описи дел, документов на бумажной основе, составленные, оформленные и утвержденные в соответствии с нормативными требованиями, по-прежнему сохраняют свой статус оригинала (подлинника) описи дел, документов в качестве архивного справочника и основного (обязательного) учетного документа архива и составляются в 2-х экземплярах. В правовом отношении именно бумажные описи являются юридически значимыми документами, а учетная функция является для них главной. Описи в электронной форме в правовом аспекте могут иметь лишь статус копии, являясь электронным архивным справочником, предназначенным для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации. Перевод всех бумажных описей в электронную форму, с одной стороны, является стратегической задачей архивных учреждений, но, с другой стороны, нужно понимать, что наличие большого количества и объема таких описей, не позволят провести эту работу в короткий срок.

 За текущий 2021 год в Муниципальном архиве Шумерлинского района в электронный вид переведено 57 описей (по плану на год – 51 опись). Целью работы архива в данном направлении является перевод в электронный вид всех архивных описей. Всего по состоянию на 01.01.2021 г. в муниципальном архиве числиться 204 описи. 

 Оцифрованные описи доступны пользователям и размещаются в интернете на сайте МБУ «ЦСБА Шумерлинского района» в разделе Муниципальный архив http://gov.cap.ru/SiteMap.aspx?gov_id=891&id=3034570&title=Ocifrovannie_opisi