Одной из важнейших функций муниципального архива Шумерлинского района является обеспечение сохранности и учет документов.

С целью обеспечения сохранности документов и их физического состояния  была продолжена работа по картонированию документов. В целях улучшения физического состояния дел 1 раз в месяц проводились санитарные дни в архивохранилищах, проверка физического состояния дел, был проведен ремонт 50 дел по личному составу

Проведена паспортизация ведомственных архивов - источников комплектования по состоянию на 01.12.2011 г., внесены изменения в списки организаций - источников комплектования муниципального архива.

Утверждены описи дел постоянного хранения ЭПК Минкультуры Чувашской Республики: Отдел Минфина Чувашской Республики по Шумерлинскому району – 142 ед. хр., ФГУ «Шумерлинский лесхоз» - 36 ед. хр., Егоркинское сельское – 43 ед. хр., поселение, Юманайское сельское поселение – 46 ед. хр.,  Нижнекумашуинское сельское поселение – 68 ед. хр., Магаринское сельское поселение – 45 ед. хр.

Согласованы номенклатуры дел в 4 организациях.

Оказана методическая и практическая помощь как организациям, входящим в список источников комплектования, так и не являющимся таковыми.

Проводились индивидуальные консультации для ответственных за делопроизводство и ведомственный архив (6 консультаций).

Организовано 1 комплексная, 1 контрольная проверка по делопроизводству.

Сотрудники архива в 2012 году работали в тесном сотрудничестве с Я.Н. Волковым, А.Н. Пояндаевым, Н.О. Кондатьевым, В.Н. Улисовым, А.С. Лосевым, которые изучают историю района, принимали участие на заседаниях общества краеведов Шумерлинского края. Краеведы Яков Николаевич Волков, Анатолий Никонорович Пояндаев, Николай Осипович Кондратьев активно сотрудничают с муниципальным архивом Шумерлинского района. Яков Николаевич Волков передал часть своих трудов в наш архив.

Для организации и сопровождения юридически значимого защищенного электронного документооборота (ЗЭДО) по технологии ViPNet между Управлением ПФ РФ в г. Шумерля и Шумерлинском районе в муниципальном архиве установлен программный комплекс ViPNet .

В муниципальном архиве Шумерлинского района оформлен краеведческий уголок, где представлены одежда, предметы быта, орудия труда, которыми пользовались чуваши в прошлом веке. Здесь можно увидеть части ткацкого станка, коллекцию веретен, старинный утюг, кошель из лыка, лапти, знаменитую чувашскую вышивку.

Посетители муниципального архива Шумерлинского района с большим интересом обращают внимание на этот уголок.

За 2012 год поступило и исполнено 1105 социально-правовых запроса, из них 927 запроса исполнено с положительным результатом.

Заведующая муниципальным

архивом Шумерлинского района                                                            Н.Ф.  Маркелова