Чтобы понять настоящее, прогнозировать будущее, необходимо  знать  прошлое. Важным историческим наследием народа являются книги записей  актов гражданского состояния. Они  имеют огромное социальное значение для государства и общества. Это не только память о событиях в жизни людей, но и достоверная документальная информация для проведения научных, социально-правовых, социологических, генеалогических и иных исследований, источник для изучения истории района.

Акты гражданского состояния – это и основание  для юридической защиты законных интересов граждан. Только после государственной  регистрации акта гражданского состояния у граждан возникают права и обязанности – семейные, пенсионные, наследственные и другие. Не случайно срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС увеличен с 75-ти до 100 лет с последующей передачей их на постоянное хранение в государственный архив.

Все эти годы документы гражданина могут «свидетельствовать» за него, «давать показания», «участвовать в процессе» и  даже «проливать свет» на какие-то зафиксированные документально семейные тайны.

Современные ЗАГСы ведут регистрацию семи жизненно важных актов гражданского состояния: рождение, заключение брака,  расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемену имени и смерть. Без этого не может обойтись ни одно государство и ни один гражданин государства. Вопрос сохранения архивного фонда записей актов гражданского состояния – это вопрос национального самоуважения.

 В настоящее время на хранении в архиве отдела ЗАГС администрации Шумерлинского района 115478 первых  экземпляров записей актов гражданского состояния, где уделяется большое внимание обеспечению сохранности  актовых книг, созданию условий,  исключающих утрату, порчу  документов. Вместе с тем,  задача  отдела ЗАГС обеспечивать не только сохранность, комплектование, но и активное использование архивного фонда, востребованность которого колоссальная.

В соответствии с Государственной программой Чувашской Республики «Развитие потенциала государственного управления» на 2012-2020 годы записи актов гражданского состояния полностью вводятся в электронный архив. К концу 2014 года в отделе ЗАГС будет сформирован  электронный банк данных  с 1918 года по настоящее время.

В настоящее время в электронный банк данных внесено более  105 тысяч актовых записей.

Уже имеющийся электронный банк данных существенно облегчил работу специалистов органов ЗАГС, значительно сократилось  время исполнения заявлений  граждан и запросов организаций. Вместе с тем, работа по созданию электронного архива  очень трудоёмкая. Несмотря на то, что большинство записей ещё в хорошем состоянии,  документы трудно читаются. Много допускалось орфографических ошибок, в том числе и  в именах.  Создание электронной версии документа,  являющейся   точной копией  актовой записи на бумажном носителе, требует очень большого внимания и затрат времени.

Создание полного электронного банка данных актовых записей  позволит  полностью перейти на электронный документооборот и предоставление государственных услуг в электронном виде. При этом будет создана система двойного хранения актовых записей – в бумажном и электронном виде, а главное -  будет гарантирована сохранность записей  и тем самым обеспечены права семьи и каждого гражданина в будущем.